Confier les clés de son logement engage bien plus qu’un contrat. Pour un propriétaire, le loyer peut financer un crédit, compléter une retraite ou constituer une part importante des revenus du foyer.
Il est donc normal d’examiner sérieusement les candidatures. Mais comment distinguer un dossier solide d’un dossier simplement bien présenté ? Quels justificatifs demander sans réclamer de documents interdits ? Aucune méthode ne garantit l’absence d’impayés ; une sélection organisée permet en revanche de décider sur des éléments concrets plutôt que sur une impression.
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Familles de justificatifs
Identité, domicile, activité, ressources.
3 000 €
Amende maximale
Pour un document interdit réclamé par un particulier.
0 €
Vérification d’un avis d’impôt
Service officiel gratuit de l’administration.
Comment choisir un bon locataire : des critères objectifs
Avant de comparer les candidats, définissez les éléments que vous allez examiner, et appliquez la même méthode à chaque dossier :
- des ressources justifiées et régulières ;
- la cohérence des documents entre eux ;
- l’adéquation entre les revenus, le loyer et les charges ;
- les garanties éventuellement mobilisables (caution, Visale, assurance).
Un échange sympathique ne remplace pas la lecture du dossier, pas plus qu’un profil inhabituel ne constitue une preuve de risque.
Dossier locataire : quels documents demander ?
Pour une location vide ou meublée constituant la résidence principale, la liste des pièces exigibles est fermée : elle est fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Le candidat fournit un document par catégorie, adapté à sa situation.
| Catégorie | Exemples de justificatifs autorisés |
|---|---|
| Identité | Carte d’identité, passeport, titre de séjour |
| Domicile | 3 dernières quittances de loyer, attestation d’hébergement, avis de taxe foncière |
| Activité professionnelle | Contrat de travail, attestation d’employeur, carte d’étudiant, extrait Kbis |
| Ressources | Dernier avis d’imposition, 3 derniers bulletins de salaire, justificatif de pension ou de bourse, 2 derniers bilans pour un indépendant |
Un étudiant, un retraité ou un indépendant ne dispose pas des mêmes justificatifs qu’un salarié : adaptez la demande à la situation. Le candidat peut fournir des copies, et vous pouvez demander à voir l’original.
Interdit
Ce que vous ne pouvez pas exiger
- Relevé de compte bancaire ou attestation de bonne tenue de compte
- Extrait de casier judiciaire ou dossier médical
- Carte Vitale, contrat de mariage, photo d’identité hors pièce d’identité
- Chèque de réservation ou autorisation de prélèvement
À retenir
Plus de pièces ne veut pas dire plus de sécurité
- Réclamer un document interdit expose à une amende jusqu’à 3 000 € (15 000 € pour une société).
- Le mandataire qui les réclame peut aussi être sanctionné.
- Un dossier complet et cohérent vaut mieux qu’un dossier volumineux.
La règle des 3 fois le loyer : un repère, pas une obligation
Exiger des revenus égaux à trois fois le loyer est une pratique courante, mais aucun texte ne l’impose. Un salaire affiché ne suffit pas à comprendre une situation : examinez les revenus documentés, leur régularité et leur cohérence avec le loyer et les charges.
Calculateur gratuit
Taux d’effort et règle des 3 fois le loyer
Rapportez le loyer charges comprises aux revenus nets justifiés du foyer candidat.
Mensuels, tous titulaires du bail.
Taux d’effort
31,9 %
Taux d’effort modéré
- Revenus / loyer CC
- 3,13 fois
- Revenus pour « 3 fois »
- 2 490,00 €
Repère de lecture, pas une règle légale : la régularité des revenus, la situation professionnelle et les garanties comptent autant. Si vous souscrivez une assurance loyers impayés, ses propres critères s’imposent.
- Pour un indépendant, cherchez les justificatifs adaptés à son activité (bilans, avis d’imposition).
- Pour une embauche récente, vérifiez les informations du contrat ou de l’attestation d’employeur.
- Si vous envisagez une assurance loyers impayés, consultez ses critères avant de retenir un candidat : ne supposez pas que le dossier sera accepté.
Comment vérifier un dossier locataire et repérer un faux ?
Un nom différent entre deux documents, une période manquante ou un revenu difficile à rapprocher mérite une explication. Cela ne prouve pas forcément une falsification : un changement de situation ou une erreur peut l’expliquer.
- 1
Croiser les documents entre eux
Identité, employeur, montants et dates doivent concorder d’une pièce à l’autre. - 2
Vérifier l’avis d’impôt en ligne
Le service officiel de vérification des avis d’impôt confirme les informations du document remis. Il ne certifie pas pour autant l’ensemble du dossier. - 3
Poser une question ciblée
« Les montants de ces deux pièces diffèrent ; pouvez-vous m’aider à comprendre cette différence ? » plutôt qu’une accusation. - 4
Privilégier un dossier numérique structuré
Le service public DossierFacile permet aux candidats de présenter un dossier vérifié, plus simple à lire.
Caution, Visale ou assurance : vérifier le montage
Si une caution ou une assurance est prévue, vérifiez ses conditions avant la signature. Attention au cumul : un bailleur qui a souscrit une assurance loyers impayés ne peut pas, en principe, exiger en plus une caution, sauf pour un locataire étudiant ou apprenti.
À lire aussiDépôt de garantie : montant et restitutionPlafond d’un ou deux mois de loyer selon le type de bail.Préparer la relation locative avant la signature
La sélection ne s’arrête pas au choix du candidat. Avant la signature, clarifiez le montant du loyer, les charges, les dates, les équipements et les engagements de chacun. Ne laissez pas une question importante en suspens au motif que « tout se passera bien ».
Un dossier sérieux et un bail correctement établi remplissent deux fonctions différentes : le premier aide à choisir, le second organise la relation. Un bail notarié ne garantit pas la solvabilité du locataire, mais il constitue un titre exécutoire : en cas d’impayé, le recouvrement peut être engagé sans attendre un jugement. Il complète une sélection rigoureuse, sans la remplacer.
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- Titre exécutoire dès la signature
- Pièces du locataire collectées en ligne
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- Coût estimé à l’avance
Sources officielles
- Service Public : justificatifs à fournir par le futur locataire
- Service Public : discrimination à la location d’un logement
- ANIL : liste des pièces justificatives exigibles
- DossierFacile, le dossier de location numérique de l’État
- impots.gouv.fr : vérification des avis d’impôt
Article d'information générale, à jour à sa date de publication. Il ne remplace pas un conseil adapté à votre situation : une ADIL peut vous renseigner gratuitement.
Questions fréquentes
Quels documents peut-on demander à un locataire ?
La liste est fixée par le décret du 5 novembre 2015 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, un justificatif d'activité professionnelle et des justificatifs de ressources (avis d'imposition, bulletins de salaire, bilans pour un indépendant, pension ou bourse).
Quels documents un propriétaire n'a-t-il pas le droit de demander ?
Notamment un relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte, un extrait de casier judiciaire, un dossier médical, la carte Vitale, un contrat de mariage ou un chèque de réservation. Le bailleur s'expose à une amende jusqu'à 3 000 €, 15 000 € pour une société.
La règle des 3 fois le loyer est-elle obligatoire ?
Non, aucun texte ne l'impose. C'est un repère courant qui rapporte les revenus nets du foyer au loyer charges comprises. Les assurances loyers impayés fixent en revanche leurs propres critères, à vérifier avant de retenir un candidat.
Comment vérifier un dossier de locataire ?
Croisez les pièces entre elles (identité, employeur, montants, dates), vérifiez l'avis d'impôt avec le service officiel de l'administration fiscale et posez une question précise en cas d'incohérence. Le service public DossierFacile permet aussi aux candidats de présenter un dossier vérifié.
Peut-on demander une caution et une assurance loyers impayés ?
En principe non : un bailleur qui a souscrit une assurance loyers impayés ne peut pas exiger en plus une caution, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.
Pour aller plus loin
Dépôt de garantie : montant et restitution
Plafonds, délai de restitution et pénalité de retard.
Force exécutoire du bail notarié
Pourquoi un bail déposé chez le notaire ne suffit pas.
Congé pour reprise : récupérer son logement
Motifs, préavis de 6 ou 3 mois et documents à joindre.
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Estimez le coût TTC à partir de votre loyer hors charges.
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